Hướng dẫn sử dụng
Máy chấm công đầy bộ nhớ: xóa dữ liệu không mất giờ công
Th11
Máy chấm công đầy bộ nhớ thì anh chị tải toàn bộ dữ liệu chấm công về phần mềm (MitaPro, ZKTime, ZKBio) và chép thêm một bản ra USB. Đối chiếu số bản ghi xong mới xóa đúng mục “dữ liệu chấm công” trên máy. Làm vậy thì giờ công cũ vẫn nằm trong phần mềm, còn nhân viên, vân tay và khuôn mặt đã đăng ký vẫn còn trên máy. Điều cần tránh là chọn nhầm mục “xóa tất cả”.
Ánh Nhật viết bài này theo các sách hướng dẫn chính hãng ZKTeco đã đối chiếu ngày 13/11/2026: K Series, màn hình màu 3 inch, dòng Linux 5/7 inch và phần mềm ZKTime 5.0. Anh chị có thể xem thêm sách hướng dẫn ZKTeco SF1005-V (tham khảo). Nếu máy chưa kết nối được phần mềm, anh chị xử lý trước theo bài MitaPro không kết nối máy chấm công ZKTeco, vì chưa tải được dữ liệu về thì chưa nên xóa gì.
Dấu hiệu máy chấm công đầy bộ nhớ là gì?
Dấu hiệu rõ nhất là máy hiện cảnh báo bộ nhớ bản ghi mỗi khi có người chấm. Sách hướng dẫn ZKTeco gọi chức năng này là Log Alert. Khi chỗ trống còn dưới mức đã đặt, máy tự hiện cảnh báo. Ở dòng K Series, mức này đặt từ 0 đến 99, đặt 0 là tắt cảnh báo.
- Màn hình báo bộ nhớ bản ghi sắp đầy hoặc đã đầy.
- Mục thông tin hệ thống trên máy (System Info, mục Record capacity hoặc Device Capacity) cho thấy số bản ghi đã dùng gần chạm mức tối đa.
- Bảng công tải về thiếu giờ vào ra những ngày gần đây, dù nhân viên nói đã chấm.
- Trên máy không còn bản ghi của những tháng cũ dù chưa ai xóa (máy có thể đang bật tự xóa vòng, xem bên dưới).
Dung lượng mỗi model một khác. Ví dụ bảng thông số ZKTeco MB20-VL (bản V1.0 ngày 31/05/2021) ghi 50.000 bản ghi (Transactions). Model khác thì xem bảng thông số của đúng model đó.
Khi đã đầy, máy xử lý thế nào tùy cài đặt. Sách hướng dẫn dòng máy Linux nhận diện khuôn mặt của ZKTeco (bản 1.0, 06/2019) có mục Cyclic Delete ATT Data. Khi bản ghi đầy, máy tự xóa một số bản ghi cũ nhất để ghi tiếp, đặt từ 1 đến 999 hoặc tắt. Mục này bật mà chưa tải dữ liệu về thì phần bị xóa chính là giờ công cũ. Khi tắt, máy có ngừng lưu bản ghi mới hay không thì Ánh Nhật chưa kiểm được trên mọi đời máy. Trường hợp nào cũng nên tải dữ liệu về sớm.
Bước 1: Tải toàn bộ dữ liệu về phần mềm trước khi xóa
Việc đầu tiên là đưa hết bản ghi chấm công trên máy về máy tính. Đây là bản sao lưu chính, chưa có bản này thì chưa xóa.
- MitaPro: tài liệu hướng dẫn MitaPro có mục tải dữ liệu chấm công qua mạng LAN (mục 1.1.4), làm sau khi đã khai báo và đăng ký máy. Máy tính chưa cài phần mềm thì xem bài tải phần mềm MitaPro, Mitaco cho máy chấm công.
- ZKTime 5.0: dùng lệnh Download Attendance Logs. Sách hướng dẫn ZKTime 5.0 (bản 1.3, 05/2012) ghi rõ phần mềm không tự xóa dữ liệu trên máy sau khi tải. Chỉ khi anh chị bật tùy chọn tải xong thì xóa trong mục Maintenance/Options, máy mới bị xóa.
- ZKBio Time và phần mềm khác: làm theo hướng dẫn tải bản ghi của phiên bản đang dùng (tên nút từng phiên bản Ánh Nhật chưa kiểm được hết).
Ánh Nhật đề xuất tắt tùy chọn “tải xong thì xóa trên máy” cho đến khi anh chị đối chiếu xong ở bước 3. Lần tải bị đứt giữa chừng mà máy đã xóa thì phần thiếu không lấy lại được. Nên sao lưu cả cơ sở dữ liệu của phần mềm; sách hướng dẫn ZKTime có mục Backup Database và khuyên sao lưu định kỳ.
Bước 2: Chép thêm một bản ra USB
Bản trên USB là lớp dự phòng thứ hai. Theo sách hướng dẫn ZKTeco, anh chị cắm USB vào máy chấm công, vào mục quản lý USB rồi chọn tải dữ liệu chấm công. Mục này tên USB Manager, đời máy cũ là PenDrive hoặc Dn/Upload, tùy model. Với dòng màn hình màu 3 inch, tệp ra USB có tên dạng X_attlog.dat, X là số ID của máy.
MitaPro đọc được tệp này: tài liệu MitaPro hướng dẫn chọn dòng “dữ liệu usb zk” khi tải dữ liệu từ USB với máy ZK. Ánh Nhật đề xuất chép tệp sang máy tính và đổi tên kèm ngày tải (ví dụ thêm 13-11-2026 vào cuối tên) để lần sau không ghi đè bản cũ.
Bước 3: Đối chiếu số bản ghi trước khi bấm xóa
Sách hướng dẫn chỉ nói cách tải và cách xóa, không nói cách kiểm bản đã tải có đủ chưa. Vì vậy Ánh Nhật đề xuất thêm bước này:
- Ghi lại số bản ghi chấm công trong mục thông tin hệ thống của máy.
- Xem số bản ghi đã tải về trong phần mềm, cùng khoảng thời gian.
- Mở bảng công của 2 đến 3 nhân viên, xem giờ chấm gần nhất trong phần mềm có trùng với lần chấm cuối trên máy không.
Hai con số khớp và giờ chấm cuối đã có trong phần mềm thì sang bước 4. Lệch thì tải lại. Vẫn lệch thì chưa xóa và nhờ kỹ thuật kiểm tra, vì sau khi xóa trên máy sẽ không còn gì để đối chiếu.
Bước 4: Xóa đúng mục, giữ lại nhân viên và vân tay
Chỉ chọn mục xóa dữ liệu chấm công, không chọn mục xóa tất cả. Tên mục trong bảng lấy từ sách hướng dẫn ZKTeco; máy để menu tiếng Việt sẽ ghi khác, anh chị so theo ý nghĩa.
| Tên mục trên máy | Xóa gì | Có nên chọn? |
|---|---|---|
| Delete Attendance Data (đời cũ: Delete Attlog, Delete attendance record) | Bản ghi giờ vào ra. Đời máy mới cho chọn xóa hết hoặc xóa theo khoảng thời gian | Có, sau khi xong bước 1 đến 3 |
| Delete Attendance Photo | Ảnh chụp lúc chấm công (máy có camera) | Khi bộ nhớ ảnh cũng đầy; tải ảnh ra USB trước nếu cần giữ |
| Delete All Data | Thông tin nhân viên, vân tay và bản ghi chấm công | Không. Chọn nhầm thì phải đưa nhân viên, vân tay từ phần mềm lên lại máy hoặc đăng ký lại |
| Delete Admin Role (đời cũ: Clear Purview) | Quyền quản trị: mọi quản trị viên thành người dùng thường | Không liên quan đến bộ nhớ đầy |
Đường đi trên máy ZKTeco: Menu, rồi Data Mgt., rồi Delete Data, rồi Delete Attendance Data. Sách hướng dẫn dòng màn hình màu 3 inch ghi rõ dữ liệu đã xóa không khôi phục được. Vì vậy khi máy hỏi xác nhận, anh chị đọc lại tên mục một lần nữa.
Nếu máy có xóa theo khoảng thời gian (Delete by Time Range), Ánh Nhật đề xuất chỉ xóa đến hết kỳ lương đã chốt. Tháng đang chấm vẫn còn trên máy để đối chiếu khi cần.
Vào menu này cần quyền quản trị. Nếu không nhớ mật khẩu quản trị, anh chị xem bài mật khẩu mặc định máy chấm công ZKTeco trước khi thử.
Ngại thao tác trên máy đang chạy? Gọi hoặc nhắn Zalo để kỹ thuật Ánh Nhật hướng dẫn từng bước.
Bước 5: Đặt lịch tải để máy không đầy lại
Máy chấm công đầy bộ nhớ lần nữa là chuyện dễ tránh, miễn là dữ liệu được tải về đều đặn và máy được dọn sau mỗi kỳ công. Ví dụ ước lượng: xưởng 100 người, mỗi người chấm 4 lần một ngày, làm 26 ngày một tháng thì máy ghi khoảng 10.400 bản ghi mỗi tháng. Với máy 50.000 bản ghi như MB20-VL, chưa đến 5 tháng là đầy nếu không ai dọn.
Lịch dưới đây là Ánh Nhật đề xuất, tần suất tùy số người và số lần chấm.
| Việc | Khi nào | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tải dữ liệu chấm công về phần mềm | Hằng tuần, hoặc trước mỗi lần chốt công | Dùng chế độ tự tải của phần mềm nếu có |
| Chép bản ra USB, sao lưu cơ sở dữ liệu phần mềm | Mỗi kỳ lương | Cất ở một máy tính khác máy cài phần mềm |
| Xóa dữ liệu chấm công đã chốt | Sau khi đối chiếu xong kỳ lương | Xóa theo khoảng thời gian nếu máy hỗ trợ |
| Đặt mức cảnh báo bộ nhớ (Log Alert) | Một lần khi cài máy | Đặt khác 0 để máy báo trước khi đầy |
Ánh Nhật đề xuất chỉ bật tự xóa vòng khi lịch tải định kỳ đã chạy ổn, vì máy sẽ xóa bản ghi cũ mà không hỏi lại.
Khi nào nên nhờ kỹ thuật Ánh Nhật?
Máy chấm công đầy bộ nhớ thường tự xử lý được theo năm bước trên. Anh chị nên nhờ kỹ thuật khi chưa tải được dữ liệu về, hoặc khi số bản ghi trên máy và trên phần mềm lệch mà không rõ lý do. Các trường hợp khác:
- Có nhiều máy chấm công, cần gom dữ liệu về một phần mềm và đặt lịch tải chung (xem thêm bài đồng bộ dữ liệu máy chấm công).
- Đã lỡ chọn Delete All Data, cần đưa nhân viên và vân tay từ phần mềm lên lại máy.
Ánh Nhật nhận bảo trì hệ thống chấm công, kiểm soát ra vào tại TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai, kể cả hệ thống do đơn vị khác lắp. Chúng tôi khảo sát hiện trạng trước khi làm. Hotline 0888 871 999, kỹ thuật 0908 185 786, giờ làm việc 7:30–17:00, hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ. Xem thêm các giải pháp kiểm soát ra vào và chấm công của chúng tôi.
Câu hỏi thường gặp
Xóa nhân viên đã nghỉ việc có làm trống bộ nhớ bản ghi không?
Không. Sách hướng dẫn K Series của ZKTeco ghi rõ xóa một nhân viên không xóa bản ghi chấm công của người đó. Muốn trống bộ nhớ bản ghi thì phải xóa dữ liệu chấm công như bước 4.
Máy chấm công đầy bộ nhớ, xóa dữ liệu chấm công có mất vân tay, khuôn mặt không?
Không, nếu anh chị chọn đúng mục Delete Attendance Data. Theo sách hướng dẫn ZKTeco, chỉ mục Delete All Data mới xóa cả thông tin nhân viên và vân tay.
